PENSAMIENTOS LEGALES – Gestión de las investigaciones de diligencia debida del IRS y las estrategias para el cumplimiento y la mitigación de riesgos

COLEMAN JACKSON, ABOGADO Y ASESOR LEGAL | Transcripción de Pensamientos Jurídicos

Publicado el 1 de Agosto de 2024

Tema: Debida Diligencia del Preparador de Declaraciones de Impuestos

Introducción del abogado:

Bienvenidos a Pensamientos Legales

■Mi nombre es Coleman Jackson soy abogado en Coleman Jackson, corporación profesional , un bufete de abogados especializado en impuestos, contratos, litigios e inmigración en Dallas, Texas.

■Además de mí, tenemos asistente legal Leiliane Godeiro, Empleados de la ley Ayesha Jain y Mlaah Singh, y la asistente administrativa Michelle Gutiérrez.

■En este podcast de “pensamientos legales”, asistente administrativa Michelle Gutierrez concluirá su entrevista conmigo en nuestro episodio final de nuestra serie de podcasts de Pensamientos Legales sobre “Debida diligencia del preparador de declaraciones de impuestos y sanciones al preparador”. Este es el cuarto episodio de esta serie de podcasts Pensamientos Legales. Instamos a nuestra audiencia a seguir nuestro podcast e invitamos a todos sus vecinos, amigos y conocidos a sintonizar esta serie de podcasts Pensamientos legales en Apple Podcast, Google Podcast, Spotify o donde sea que escuche su podcasts.

■Los cuatro episodios de nuestra serie sobre casos de penalizaciones y debida diligencia de los preparadores de declaraciones de impuestos son los siguientes:

1. Puntos clave de los abogados
2. Cómo abordar los requisitos de debida diligencia de los preparadores de declaraciones de impuestos remunerados
3. Incumplimiento: posibles consecuencias para los preparadores de declaraciones de impuestos remunerados y los contribuyentes, y
4. Gestión de las investigaciones de debida diligencia del IRS y estrategias para el cumplimiento y la mitigación de riesgos

 

 

Introducción del entrevistadora:

Hola a todos, mi nombre es Michelle Gutierrez soy asistente administrativa en el bufete de abogados de impuestos, estructuración de negocios, contratos, litigios e inmigración de Coleman Jackson, Corporación Profesional. Nuestro bufete de abogados está ubicado en 6060 North Central Expressway, Suite 620, aquí mismo en Dallas, Texas, 75206.  Nuestro número de teléfono en inglés es 214-599-0431 y nuestra línea dedicada al español es 214-599-0432.

■Buenas tardes Abogado; gracias por permitirme entrevistarlo una vez más para el Episodio 4 de nuestros Requisitos de Debida Diligencia del Preparador de Declaraciones de Impuestos Pagados y este aparente aumento en los exámenes e investigaciones del IRS de los Preparadores de Declaraciones de Impuestos Pagados. Hoy, vamos a cerrar esta serie con nuestro último episodio de la serie, donde esperamos que nuestra audiencia de Pensamientos Legales obtenga una comprensión clara, quizás las mejores prácticas en la gestión de las expectativas y responsabilidades de diligencia debida del IRS que hemos estado discutiendo en los Episodios Uno, Dos y Tres de esta serie de podcasts sobre los Requisitos de Debida Diligencia del Preparador Pagado.

Comentarios del entrevistador: Sr. Jackson, antes de comenzar, puede ser útil entender lo siguiente.

Pregunta del entrevistador n.º 1: ¿Cómo exactamente lleva a cabo el IRS las investigaciones de diligencia debida y qué desencadena estas investigaciones? ¿Qué pasos iniciales debe tomar un preparador de declaraciones de impuestos si se le notifica de una investigación de diligencia debida del IRS?

 

 

Entrevistado: Coleman Jackson, abogado

RESPUESTA DEL ABOGADO – PREGUNTA 1

Comentario: Buenas tardes Michelle.  Garcia por pregunta.  En primer lugar, quiero dar la bienvenida a nuestra audiencia del Podcast de Pensamientos Legales a nuestro 4º y último episodio de nuestra serie de podcasts sobre los Requisitos de Diligencia Debida de los Preparadores Pagados.

En cuanto a su primera pregunta: ¿Cómo exactamente lleva a cabo el IRS las investigaciones de diligencia debida y qué desencadena estas investigaciones?   Solo puedo responder a esta pregunta desde la perspectiva de representar a los preparadores de declaraciones de impuestos o contribuyentes que podrían haber sido objeto de un examen de Debida Diligencia de Preparador Pagado del IRS.  En términos generales, a lo largo de los años, el Congreso ha requerido o impuesto cada vez más posiciones fiscales en las que los preparadores pagados deben determinar la elegibilidad de un contribuyente para reclamar la posición fiscal.  Hemos discutido estas posiciones fiscales particulares en nuestros episodios anteriores de la serie de podcasts.  La Sección 6695(a) del Código de Rentas Internas impone a los preparadores de declaraciones pagados el deber de determinar la elegibilidad de un contribuyente para reclamar el estado civil de cabeza de familia, el crédito tributario por hijos, el crédito tributario adicional por hijos, otro crédito por dependientes y el Crédito de la Oportunidad Americana.

De las discusiones con los examinadores del IRS de vez en cuando, mientras representaba a los preparadores de declaraciones de impuestos pagados, he deducido que el desencadenante inicial para examinar cualquier declaración en particular o preparador pagado probablemente se desencadene cuando una computadora del IRS marca la declaración sospechosa para una revisión adicional.  Parece que entonces un examinador real del IRS examinará físicamente la declaración de impuestos y verá si se han violado las leyes fiscales aplicables, incluida la Sección 6695 (a) del Código de Rentas Internas.  Esta investigación podría llevar a que el IRS notifique al preparador de declaraciones de impuestos pagado que tiene la intención de realizar un Examen de Debida Diligencia de Preparador Pagado bajo la Sección 6695(a) del Código.  Además, el IRS puede notificar al contribuyente que está proponiendo un ajuste de su declaración de impuestos efectuada.  Este es el patrón típico que normalmente vemos cuando un preparador pagado o un contribuyente viene a nuestra oficina en una consulta inicial.  Por lo general, vienen con esta letra de activación en la mano.  A veces vienen a nuestra oficina después de haber intentado sin éxito resolver el asunto sin representación legal.  De cualquier manera, parece que los desencadenantes del examen son los que he mencionado: (1) la computadora marca la declaración para una revisión humana adicional, (2) la revisión humana conduce a una investigación adicional y (3) una investigación adicional conduce a que el preparador pagado sea identificado para un examen de diligencia debida de preparador pagado y las declaraciones de sus clientes (o contribuyentes) también sean examinadas y posiblemente ajustadas.

Aparte de estas observaciones generales y desencadenantes obtenidos de hablar con los examinadores del IRS sobre casos reales de clientes, no tengo ninguna información privilegiada sobre cómo el IRS selecciona o selecciona a los preparadores pagados para el examen.  Estos requisitos de diligencia debida se refieren a la posición fiscal que podría o tal vez se perciba como propicia para el fraude fiscal o incluso con simples errores en el cálculo de los créditos.  Y el estatus de cabeza de familia podría ser un área confusa para muchos contribuyentes y sus clientes.  El IRS tiende a enfocarse en áreas tributarias donde hay problemas de cumplimiento tributario o confusión en el público.

En cuanto a su segunda pregunta: ¿Qué pasos iniciales debe tomar un preparador de declaraciones de impuestos si se le notifica de una investigación de diligencia debida del IRS?

1.El preparador de declaraciones pagado debe tomar el asunto en serio y reunir los archivos necesarios a los que se hace referencia en la Carta de Debida Diligencia del IRS;

2.El preparador de declaraciones pagado debe buscar la representación de un profesional de impuestos que pueda abogar y aconsejarlo.

Estos dos pasos son críticos por lo que he visto en esta área de práctica.  Los preparadores de impuestos que son descuidados y no están preparados pueden experimentar algunas sanciones graves bajo la Sección 6695 (g) del Código de Impuestos Internos por violar los requisitos de diligencia debida.  Recuerde lo que he dicho en episodios anteriores de esta serie: Los preparadores de impuestos pagados deben demostrar que (a) conocen los hechos sobre el contribuyente, (b) deben demostrar que calcularon los créditos con precisión basándose en esos hechos, (c) deben completar el Formulario 8867 y (d) deben crear, mantener y producir registros contemporáneos durante tres años.  Se pueden imponer múltiples multas ajustadas por inflación en la declaración de un solo contribuyente.

 

 

ENTREVISTADORA: Michelle Gutierrez, Asistente Administrativa

Comentarios del entrevistadora: Le agradezco que haya distinguido que su respuesta a esta pregunta se basa en sus interacciones con el asunto como abogado. Por lo tanto, es importante escuchar sobre las posibles fallas de los contribuyentes y preparadores de impuestos dentro de su experiencia. Gracias por dar una explicación detallada sobre los procedimientos de las investigaciones de debida diligencia fiscal.

Pregunta del entrevistador nº 2: ¿Puede usted describir los tipos de información y documentación que el IRS típicamente solicita durante una investigación de diligencia debida, y cómo pueden los preparadores asegurarse de que están adecuadamente preparados?

 

 

Entrevistado: Coleman Jackson, abogado

RESPUESTA DEL ABOGADO – PREGUNTA 2

Bien pregunta; permítanme repasar algunos de los tipos de información que he visto que el Examinador de Debida Diligencia del IRS solicita durante estos Exámenes de Debida Diligencia de Preparador Pagado:

1.Por lo general, solicitarán ver una lista de los archivos de los contribuyentes.  Pero recuerde, un examen de debida diligencia puede ser iniciado por el examinador del IRS visitando la Oficina del Preparador de Declaraciones Pagadas sin previo aviso.  En cuyo caso, simplemente podrían pedirle al preparador que les permita revisar sus archivos de declaración de impuestos para un período de examen seleccionado.

2.En cuanto a cómo un preparador de declaraciones pagado podría estar seguro de que está adecuadamente preparado; Bueno, los preparadores de declaraciones de impuestos pagados deben conocer las leyes fiscales federales aplicables a sus clientes, cumplir con esas leyes y documentar su cumplimiento en los archivos de clientes contemporáneos.

3.Los examinadores del IRS generalmente buscan evidencia y documentación contemporánea que demuestre:

1. el preparador de declaraciones conoce los hechos concernientes a sus clientes en el momento en que se presentó la declaración de impuestos ante el IRS,
2. evidencia de que el preparador de declaraciones creó hojas de trabajo y documentos que evidencian cómo calcularon los créditos con base en hechos mantenidos en sus archivos que obtuvieron del contribuyente o de terceros,
3. el preparador de declaraciones de impuestos completó el Formulario 8867 y mantuvo ese formulario en los archivos de los contribuyentes,
4. En general, van a mirar la calidad de los archivos y la integridad de los archivos. Es muy probable que los archivos descuidados e incompletos den lugar a multas de diligencia debida pagadas por preparadores o controversias con el examinador del IRS.

Finalmente, como he mencionado en episodios anteriores de esta serie de diligencia debida de preparadores pagados, a menudo he visto al examinador del IRS también examinar las posiciones del Anexo C durante los exámenes de diligencia debida.  Con respecto al Anexo C, el examinador generalmente quiere saber si el preparador de declaraciones pagado obtuvo y mantuvo evidencia contemporánea de los ingresos brutos y las deducciones comerciales tomadas en la declaración por los contribuyentes que trabajan por cuenta propia que presentan sus actividades comerciales utilizando el Anexo C adjunto a su Formulario 1040.

 

 

ENTREVISTADOR: Michelle Gutierrez, Asistente Administrativa

Comentario del entrevistadora: Gracias por esa explicación detallada. Espero que los oyentes entiendan exactamente lo que se espera de ellos al comenzar este proceso. La mayor importancia radica en obtener conocimiento fáctico contemporáneo y documentación sobre la elegibilidad de los contribuyentes, mantener toda esta documentación contemporánea en una manera de registros comerciales organizados y, finalmente, estar preparado para las investigaciones de cumplimiento de diligencia debida del IRS, ¡si y cuando el examinador del IRS llame a la puerta!
Pregunta número tres: ¿Qué estrategias pueden implementar los preparadores de declaraciones de impuestos para mitigar proactivamente el riesgo de desencadenar una investigación de debida diligencia del IRS?

 

 

Entrevistado: Coleman Jackson, abogado

RESPUESTA DEL ABOGADO – PREGUNTA 3

Gracias Michelle.  Bueno, puedo pensar en tres estrategias que los preparadores de impuestos remunerados pueden tomar de manera proactiva para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones de diligencia debida bajo la Sección 6695 del Código de Rentas Internas.  Enfoque de tres pasos:

Paso Número Uno: El preparador de declaraciones de impuestos remunerado debe asistir anualmente a una Actualización completa de la Declaración de Impuestos Individuales por parte de un proveedor de educación continua de calidad para asegurarse de que estén al día con sus conocimientos de impuestos federales.  Y dependiendo de su práctica fiscal, el preparador remunerado también puede querer considerar tomar un CPE anual sobre impuestos de sociedades, impuestos corporativos y otras áreas de alta incidencia en sus prácticas individuales.

Paso Número Dos: El preparador de declaraciones de impuestos pagado debe implementar buenas políticas, procedimientos y prácticas de admisión de clientes para asegurarse de que obtengan todos los hechos relevantes sobre la elegibilidad de su cliente para reclamar estas posiciones fiscales que probablemente desencadenarían una bandera para los investigadores del IRS que podrían iniciar un Examen de Debida Diligencia Pagado, Tenga en cuenta que el preparador necesita recopilar evidencia contemporánea de la elegibilidad del contribuyente para tomar créditos como el niño crédito fiscal, crédito tributario adicional por hijos, otro crédito por dependientes, crédito por ingreso del trabajo y estado civil de cabeza de familia.  Los preparadores de impuestos deben tener un conocimiento real de la elegibilidad de sus clientes para tomar estos puestos fiscales.  Por lo tanto, el paso dos es un paso estratégico crítico, y otro paso estratégico crítico es el paso tres

Paso Número Tres: El preparador de impuestos pagado debe establecer e implementar buenas políticas de retención de registros y archivos para que, si el examinador del IRS los examina, pueda demostrar fácilmente a los agentes que han cumplido con los requisitos de debida diligencia de la Sección 6695 del Código de Rentas Internas.

Michelle, esta es una excelente pregunta.  Esta pregunta es muy importante.  He mencionado tres de los pasos estratégicos más importantes que se me ocurren en este momento y que el preparador pagado podría considerar.  En pocas palabras: los preparadores remunerados deben conocer la ley tributaria aplicable a sus prácticas fiscales, deben tener un conocimiento contemporáneo real de la elegibilidad de su cliente para tomar estas posiciones fiscales, y deben crear y mantener documentación contemporánea de la elegibilidad de su cliente para tomar las posiciones fiscales durante un mínimo de tres años después de presentar la declaración.

 

 

ENTREVISTADOR: Michelle Gutierrez, Asistente Administrativa

Comentario del entrevistadora: Parece que es muy importante que los preparadores de declaraciones de impuestos pagados se mantengan al día con las actualizaciones de la ley tributaria federal y se aseguren de reunir simultáneamente el conocimiento y los registros para respaldar todos los consejos que brindan a los contribuyentes y mantener buenos registros comerciales sobre cada contribuyente.
Pregunta número cuatro: ¿Cómo pueden los preparadores de declaraciones de impuestos pagados comunicarse y cooperar de manera efectiva con el IRS durante una investigación para lograr el mejor resultado posible?

 

 

Entrevistado: Coleman Jackson, abogado

RESPUESTA DEL ABOGADO – PREGUNTA 4

■Gracias por esta pregunta. ¿Cómo pueden los preparadores de declaraciones de impuestos pagados comunicarse y cooperar de manera efectiva con el IRS durante una investigación para lograr el mejor resultado posible?

■La comunicación efectiva requiere la capacidad de escuchar.  Por lo tanto, el preparador pagado leyó muy cuidadosamente la correspondencia que el IRS puede enviarles con respecto a la apertura de una Sección 6695 del Código de Rentas Internas, Examen de Debida Diligencia del Preparador Pagado;

■La comunicación efectiva requiere la capacidad de mantener una conversación.  Recuerda que las conversaciones son bidireccionales.  Por lo tanto, el preparador debe asegurarse de que entiende lo que el IRS le está diciendo.  Si existen barreras lingüísticas, por ejemplo, si el idioma nativo del contribuyente no es el inglés, deben solicitar que un traductor de idiomas competente esté presente en las reuniones con los examinadores del IRS.  Incluso he visto donde las diferencias culturales han obstaculizado la comprensión y la capacidad de los preparadores pagados para comunicarse y comprender a los examinadores del IRS que tienen sensibilidades lingüísticas y culturales limitadas.  Estados Unidos es una nación multicultural y a veces; He visto en exámenes de debida diligencia de preparadores pagados, casos en los que las diferencias multiculturales y las molestias han obstaculizado las comunicaciones efectivas cuando ese hecho se ignora o se malinterpreta.  Se requiere paciencia y tolerancia para que las comunicaciones sean efectivas.

■La comunicación efectiva requiere tratarse unos a otros con dignidad y respeto.  Por lo tanto, el preparador debe actuar profesionalmente y tratar al examinador del IRS con dignidad y respeto.  Están haciendo su trabajo y no deben ser tratados con hostilidad y evasión.  El preparador debe ser totalmente sincero y cooperativo durante todo el proceso, y

■La comunicación efectiva requiere conocimiento.  El conocimiento no solo se deriva del aprendizaje académico o educativo, sino también de las experiencias de vida.  Por lo tanto, el preparador remunerado debe contratar a un abogado con experiencia en la representación de preparadores de impuestos en las investigaciones de la Sección 6695 del Código de Rentas Internas.  Esto podría mejorar en gran medida la efectividad de las comunicaciones entre el preparador pagado y el examinador de diligencia debida del IRS.  Esto se debe a que sin experiencia en pasar por un examen de debida diligencia de un preparador remunerado, es posible que el preparador remunerado no aprecie la complejidad y los peligros, y que el preparador remunerado no comprenda completamente las posibles sanciones financieras y daños que podrían resultar y, finalmente, es posible que el preparador remunerado no aprecie completamente el daño que puede ocurrir a su reputación.  su práctica tributaria y los impactos potenciales en sus clientes, quienes probablemente serán auditados por el IRS siempre que el preparador pagado esté bajo el escrutinio del IRS por violaciones de la Sección 6695 del Código de Rentas Internas, Requisitos y Multas de Debida Diligencia del Preparador Pagado.

 

 

RESUMEN DEL ENTREVISTADOR: Michelle Gutierrez, Asistente Administrativa

 

Abogado, gracias por sentarse conmigo hoy en nuestro segundo podcast sobre este tema tan importante: «Requisitos de Debida Diligencia del Preparador de Declaraciones de Impuestos y Casos de Multas del Preparador Pagado del IRS» Seguramente espero que nuestra audiencia se beneficie de esta serie de Pensamientos Legales sobre los requisitos de debida diligencia del preparador de impuestos y los casos de multas de diligencia debida.  Abogado en este episodio, usted ha explicado claramente cómo los contribuyentes regulares, trabajadores e inocentes también pueden sufrir graves pérdidas financieras cuando reclaman erróneamente créditos o asumen posiciones fiscales a las que no tienen derecho.  ¡Gracias abogado por guiarnos a través de esto!  Amigos, estén atentos a los próximos podcasts de Pensamientos Legales que tratan sobre temas de impuestos internacionales, asuntos de impuestos federales, asuntos de impuestos estatales y locales, litigios de contratos, estructuración de negocios, testamentos, fideicomisos y asuntos legales de patrimonio y asuntos de derecho de inmigración.  Por lo general, producimos y publicamos Pensamientos Legales cada dos semanas.  Así que suscríbete y sigue nuestro Podcast de Pensamientos Legales en Spotify, Apple Podcast o Google Podcast.  Oye, echa un vistazo a nuestras charlas sobre los Requisitos de Reporte de Información de Beneficiarios Finales de la Ley de Transparencia Corporativa que afectará a más de 42 millones de pequeñas y medianas empresas en todo Estados Unidos.  Hemos producido varios podcasts sobre este importante tema del derecho comercial.

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PALABRAS FINALES DEL ABOGADO:

Este es el final de los PENSAMIENTOS LEGALES por ahora

■Por cierto, otro tema importante del que nuestro bufete de abogados ha estado hablando desde el año pasado es este: Todos nuestros propietarios de pequeñas empresas deben escuchar nuestros podcasts anteriores sobre los Requisitos de Reporte de Información de Beneficiarios Reales de la Ley de Transparencia Corporativa porque los informes iniciales de BOI vencen el 1 de enero de 2025 o antes para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas estructuradas bajo cualquier Ley Estatal de Estructuración de Negocios. Tales como, Sociedades de Responsabilidad Limitada, Corporaciones, etc.   Estos informes iniciales de BOI deben presentarse ante la Red de Ejecución de Delitos Financieros antes del 1 de enero de 2025.  Los propietarios de pequeñas empresas y aquellos que los controlan sustancialmente deben educarse y cumplir con la CTA porque las multas son de hasta $500 por día y hasta 2 años en una prisión federal tras la condena por incumplimiento intencional de esta nueva ley federal.

Hasta la próxima, cuídate.

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