Por: Coleman Jackson, Abogado
Marzo 19, 2018

Cualquier individuo que no sea ciudadano o residente permanente legal o nacional o este específicamente autorizado a trabajar en los Estados Unidos no puede ser contratado legalmente como empleado por ningún individuo, compañía o agencia.  Cualquier empleador que intencionalmente contrate a alguien no autorizado para trabajar en los Estados Unidos viola la Ley Publica 99-603 (Ley del 11/6/1986). Esta Ley fue aprobada por el Congreso de los EE.UU y firmada por el Presidente Ronald Reagan para controlar y disuadir las entradas ilegales a los Estados Unidos. Esta ley, comúnmente conocida como amnistía, preveía la legalización de inmigrantes indocumentados que residían y trabajaban ilegalmente en los Estados Unidos desde 1982, la legalización de ciertos trabajadores indocumentados en agricultura  y aumento la seguridad de las fronteras.

El enfoque de este blog es sobre la provisión de la Ley Pública 99-603 que prohíbe y penaliza a cualquier individuo, organización o agencia de los EE. UU. que intencionalmente contrate o reclute para contratar trabajadores que no están autorizados a trabajar en los Estados Unidos. El formulario I-9 de los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos (USCIS) debe ser utilizado por todos los empleadores, independientemente de si están clasificados como grandes, medianos o pequeños empleadores para documentar el cumplimiento continuo de sus obligaciones conforme a la Ley Pública 99-603. El Formulario I-9 es un documento de tres páginas. Los empleadores y los empleados deben completar sus respectivas secciones del Formulario I-9. El Formulario I-9 viene con un conjunto detallado de 15 páginas de instrucciones para empleadores y empleados que deben cumplirse desde la etapa inicial de contratación de cualquier trabajador por una persona o empresa estadounidense. Desde el 27 de noviembre de 2011, los empleadores estadounidenses deben completar el Formulario I-9 para documentar la verificación de la identidad y la autorización de empleo de todos y cada uno de los nuevos empleados. La regla se aplica a todos los empleados, independientemente de si el empleado es ciudadano de los Estados Unidos, nacional o residente permanente legal o si está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. El empleado debe completar su sección del Formulario I-9 dentro de un día de comenzar a trabajar, y el empleador debe completar su sección del Formulario I-9 dentro de los tres días posteriores a la fecha de contratación de los empleados. El empleador no puede simplemente tomar la palabra de los empleados. El empleado debe proporcionar documentación no vencida de las categorías enumeradas en la página tres del Formulario I-9. De nuevo, el empleador no puede decirle al empleado qué documentación debe presentar. El empleador o su agente debe examinar personalmente el documento (original) presentado por el empleado. El empleador debe hacer una copia de los documentos presentados y mantenerlos en sus archivos. Además, el empleador tiene la obligación permanente, conforme a la Ley Pública 99-603, de actualizar sus archivos I-9 cuando haya una fecha de vencimiento en una tarjeta de autorización de trabajo de los empleados. Los requisitos que hemos discutido en este párrafo se pueden considerar como los requisitos de la documentación I-9. El Formulario I-9 no se archiva con el gobierno de EE. UU. Cada empleador debe mantener un archivo I-9 con cada empleado y ponerlo a disposición para su inspección y examen en el caso de una visita de Immigration y Customs Enforcement. Immigration y Customs Enforcement (ICE) realiza auditorias I-9 sin previo aviso. Las auditorías del lugar de trabajo de ICE han sido aumentadas  en los últimos años. Las redadas de ICE que afectan a algunos de los empleadores más grandes han sido ampliamente informadas por la prensa de EE. UU. Pero nada más porque el empleador no es una compañía grande no significa que son exentos de la aplicación de  ICE I-9 Immigration and Naturalization Act (INA). Todos los empleadores de EE. UU. Están sujetos a una redada ICE independientemente de si contratan inmigrantes o no, ya que la Ley Pública 99-603 requiere que todos los empleadores documenten la identidad y autorización para trabajar de todos los trabajadores, incluidos ciudadanos de los EE. UU., Nacionales, residentes permanentes y otros. Todos los empleados significan que todos los empleados y todos los empleadores se refieren a todos los empleadores, independientemente de si el empleador está contratando a un nuevo empleado, un recontratante, un trabajador temporal o permanente. Todos los empleadores de los EE. UU. pueden enfrentar la imposición en el lugar de trabajo de las incursiones ICE de elegibilidad laboral en cualquier momento. Las incursiones en el lugar de trabajo son como una bomba de tiempo.

Repito, la ley de inmigración federal refiere a todos los trabajadores en los Estados Unidos. Lo abordaré desde la perspectiva de quién es un empleado según la Ley. Un empleado con fines de Formulario I-9 significa cualquier persona que realice labores o servicios en los Estados Unidos para un empleador a cambio de un salario u otra compensación o pago. Podría ser una remuneración en forma de pago en especie. Empleado para propósitos del Formulario I-9 no incluye contratistas independientes, subcontratistas, voluntarios o ciertos trabajadores domésticos ocasionales. Al observarlo desde el punto de vista de quién es un empleado, los empleadores deberían poder determinar si es probable que se los considere un empleador para los propósitos del Formulario I-9.

¿Hay sanciones para los empleadores de los EE. UU. Que violen la ley? Sí, absolutamente ya que todos los empleadores de EE. UU. están sujetos a la aplicación en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad de empleo. Además del potencial de vergüenza pública asociada con la trampa mediante la contratación de trabajadores indocumentados para obtener una ventaja injusta sobre la competencia, el gobierno de EE. UU. puede imponer multas civiles e incluso procesamiento penal en casos más atroces. El formulario I-9 tiene que ser completado precisamente. El Formulario I-9 tiene que ser mantenido en un archivo por el empleador. En Formulario I-9 tiene que ser disponible para cualquier tiempo que ICE pregunte por él. Cuando ICE determina que un empleador ha contratado o seguido a sabiendas que contrató a un trabajador no autorizado o incumplió con los requisitos de ID de empleado y identificación de empleado del Formulario I-9, ICE o un Juez de Derecho Administrativo del Departamento de Seguridad Nacional emitirá un aviso al empleador. de intención de multar (NIF). El empleador tiene 30 días desde la recepción de la NIF para solicitar una audiencia sobre el fondo. Si el empleador no responde al NIF, se convierte en definitivo en 30 días. En la audiencia I-9, los empleadores pueden plantear defensas de buena fe (es decir, el empleador hizo esfuerzos razonables para cumplir con los requisitos de documentación de la sección 274A (b) del INA). Si el empleador pierde en la audiencia o no solicita una audiencia o no asiste a la audiencia, es probable que se impongan sanciones civiles considerando el tamaño del empleador, el estado legal de los empleados involucrados, la gravedad de las infracciones, incluida la I-9 anterior violaciones, y los esfuerzos de buena fe del empleador para cumplir con sus obligaciones bajo el INA. Además, los empleadores que a sabiendo emplean a trabajadores no autorizados o no cumplen con la sección 274A (b) de la INA también podrían enfrentar un proceso penal. Los empleadores condenados en un tribunal federal por haber participado en un patrón o práctica de contratar trabajadores no autorizados, o siguen contratándolos después del 6 de noviembre de 1986, probablemente enfrentarán multas y hasta un máximo de seis meses en una prisión federal. Además, los empleados que utilizan documentación fraudulenta para obtener empleo en los EE. UU. pueden ser sometidos a multas civiles y enjuiciamientos penales que pueden dar como resultado hasta 5 años en una prisión federal.  Las penas que fueron discutidas están bajo el Immigration and Naturalization Act (INA). Pero los empleados y empleadores que sabiendo violan el INA podrían estar sujetos a otros estatutos federales que imponen multas civiles y sanciones penales mucho más severas. El Código de Rentas Internas, Código de los EE. UU. 26; por ejemplo, impone multas civiles muy severas y sanciones penales para los contribuyentes que violan los estatutos federales de impuestos de EE. UU. asociados con la clasificación errónea de los trabajadores como contratistas independientes cuando en realidad son empleados. Los errores de clasificación de los trabajadores pueden poner a los empleadores en serio peligro legal.

La carga de probar el cumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad laboral recae en los empleadores de los EE. UU. Pasos sugeridos para prepararse para una incursión de la I-9:

A.      Hacer una lista de todos sus empleados presentes (personas nuevas, personas que fueron recontratados, personas que fueron terminados)

B.      Revise los archivos del Formulario I-9 de todos los que figuran en la lista (no olvide que todos los empleadores deben tener un archivo I-9 para todos los empleados, incluidos ciudadanos estadounidenses, nacionales, residentes permanentes legales y cualquier otra persona que trabaje como empleado);

C.      Verifique los archivos I-9 para verificar la validez de la documentación (asegúrese de que nada haya expirado porque la documentación de elegibilidad para la identidad y el trabajo debe estar actualizada; estos documentos no pueden vencerse);

D.      Marque a cada empleado, ya que se verifica con éxito en la lista de empleados del empleador a medida que se borran;

E.       Seguimiento de cualquier discrepancia. Póngase en contacto con el trabajador para obtener información actualizada o corregida y resolver el problema oportunamente;

F.       Documente los procedimientos del Formulario I-9 de la compañía y el cumplimiento periódico de dichos procedimientos. No olvide verificar los cambios del gobierno en los requisitos como parte del proceso de diligencia debida de la compañía. Documentar la diligencia debida y los esfuerzos de buena fe para cumplir con los requisitos de la I-9; todo esto debe mantenerse en sus archivos de diligencia debida I-9;

G.     Haga un seguimiento y siga un poco más sobre las discrepancias I-9 y libere a cualquier trabajador que no pueda ser investigado para trabajar legalmente en los Estados Unidos;

H.    Asignar tareas de I-9 a personas competentes dentro de la compañía o asesores competentes en la ley, impuestos y asuntos de inmigración en el lugar de trabajo. Debida diligencia de ejercicio: recopilar información pertinente; entender las obligaciones de la compañía con I-9 y cooperar con las autoridades en el cumplimiento de los requisitos de empleo en el lugar de trabajo.

Estas son simplemente algunas sugerencias diseñadas para reducir el miedo y la confusión que a menudo se asocian con la aplicación de ICE en el lugar de trabajo. La debida diligencia puede ser un factor de estrés; Si bien la falta de preparación para el cumplimiento en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad para el empleo puede ser un golpe tan fuerte a la riqueza como un ataque al corazón puede ser para la salud.

Este blog de derecho está escrito por  La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación  | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.

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