Por Coleman Jackson, Abogado y Contador Publico
Agosto 15, 2017
Como regla general, a un contribuyente se le permite una deducción por todos los gastos ordinarios y necesarios pagados o incurridos durante el año contributivo en el ejercicio de una actividad comercial. Esta regla de impuestos básicos se establece en el Código de Rentas Internas Sección 162. La declaración de impuestos particular que un contribuyente archivos depende de cómo el negocio está estructurado en virtud de la ley estatal aplicable del negocio estatal y ciertas elecciones fiscales oportuna que los propietarios de negocios hacen. Eso suena maravilloso; Pero no se mueva demasiado rápido porque el Servicio de Rentas Internas no va a simplemente tomar la palabra del contribuyente para ello. Generalmente, los contribuyentes deben mantener registros en calidad suficiente para establecer los montos, las fechas y el propósito comercial de los ítems registrados en su declaración de impuestos. Los contribuyentes suelen cargar con la carga de demostrar que tienen derecho a deducir un gasto en su declaración de impuestos. Consulte la Sección 1.6001 del Reglamento de Rentas Internas. A veces los contribuyentes pueden establecer que un gasto ha ocurrido durante un período de impuestos, pero no puede establecer la cantidad exacta. Cuando esto ocurre el contribuyente debe producir evidencia suficiente para permitir una estimación de la cantidad deducible en la declaración de impuestos. Mirar Vanicek v Commissioner, 85 T.C. 731, 743 (1985).
Código de Rentas Internas El artículo 274 establece requisitos detallados de justificación a los que los contribuyentes deben adherirse. El Reglamento del Tesoro 1.274 (d) establece varias categorías de gastos que requieren mayor justificación. En general, el contribuyente justifica sus deducciones fiscales mediante registros adecuados o pruebas probatorias suficientes que corroboren las declaraciones y opiniones del contribuyente con respecto a la deducción del gasto. La carga de la justificación sólo requiere que el contribuyente mantenga suficientes registros y pruebas documentales para establecer la fecha, la cantidad y el propósito comercial o el uso del gasto. Las palabras del contribuyente solo; Sin embargo, son insuficientes. Sin embargo, las palabras escritas u orales del contribuyente son suficientes para justificar la deducibilidad del gasto si está respaldada por pruebas corroborativas creíbles que establecen suficientemente la deducibilidad del gasto. Como se dijo antes, la carga de demostrar que los gastos son deducibles pertenece al contribuyente en todo momento. La Corte Suprema de los Estados Unidos ha establecido este problema de carga hace mucho tiempo en un caso llamado New Colonial Ice Co. v Helvering, 292 US 435, 440 (1934). Sí, eso significa que el contribuyente debe probar que el gasto es deducible en primer lugar. En otras palabras, el contribuyente siempre debe probar la deducibilidad de un gasto en caso de impugnación por el IRS. Por otra parte, véase también Reglamento de ingresos internos 1.274. D) respecto de los requisitos de justificación reforzada para determinadas categorías de gastos.
Para los abogados no fiscales y los profesionales no tributarios, todo esto puede parecer muy esotéricamente complicado. Al igual que levantar pesas-empezar con un peso que puede levantar y graduarse con más y más peso hasta que haya logrado su objetivo. Nuestro objetivo aquí es explicar esto en términos sencillos; Para que el lego pueda entender los conceptos fiscales de deducibilidad, sustanciación y carga como estos términos se aplican a su declaración de impuestos. Vamos a tratar de explicar la sustanciación en términos de laicos: para ser deducible en la declaración de impuestos del contribuyente todos los gastos deben cumplir con tres requisitos, y posiblemente cuatro de la siguiente manera:
- Ser incurrido en el ejercicio de una actividad comercial (esto significa que los gastos personales no cuentan);
- Ser un gasto ordinario y necesario (esto significa gastos comunes al comercio, grupo o industria del contribuyente);
- Estar justificado por suficientes registros o documentación, que puede incluir las declaraciones escritas y orales corroboradas del contribuyente; Y para algunas categorías de gastos;
- Estar sujeto a una justificación reforzada o más estricta, como registros, cartas y diarios contemporáneos.
Mirar a alguien practicar deportes no es lo mismo que participar en deportes. Tampoco está leyendo acerca de la justificación de impuestos en un blog lo mismo que en realidad la ejecución de un comercio o negocio en tiempo real y sufragar suficientemente los gastos fiscales en preparación para el día en que el Auditor de Servicio de Rentas Internas llama a la puerta. Como cerraduras en nuestras puertas son preparatorias; El gasto que sustenta al contribuyente no espera que el auditor golpee, pero está preparado si llega. Es como estar preparado cuando un ladrón viene con cerraduras, alarmas e incluso perros de ataque. ¿Cómo podrían ser estas cosas preparatorias?
«Normalmente, las pruebas documentales se considerarán adecuadas para apoyar un gasto si incluyen información suficiente para establecer la cantidad, fecha, lugar y carácter esencial del gasto. Por ejemplo, un recibo de hotel es suficiente para soportar gastos de viajes de negocios si contiene lo siguiente: nombre, ubicación, fecha y montos separados para cargos como alojamiento, comidas y teléfono. Del mismo modo, un recibo de restaurante es suficiente para apoyar un gasto para una comida de negocios si contiene lo siguiente: nombre y ubicación del restaurante, la fecha y el monto del gasto, el número de personas atendidas y, si se hace un cargo por Un artículo distinto de comidas y bebidas, e indicación de que tal es el caso. Un documento puede ser indicativo de sólo uno (o parte de uno) elemento de un gasto. Así, un cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente establecería el elemento de costo. Por el contrario, un cheque cancelado pagadero a un beneficiario nombrado no soportaría por sí mismo un gasto comercial sin otra evidencia que demostraba que un cheque fue usado para ciertos fines comerciales. «Vea el Código de Rentas Internas 274.
Si un contribuyente con un cheque cancelado pagado a un beneficiario nombrado está luchando para levantar el peso de la justificación, uno puede imaginarse solamente la situación difícil del contribuyente que conduce sus negocios en efectivo. El dinero en efectivo es una forma completamente inapropiada de hacer negocios. Pero muchos inmigrantes extranjeros provienen de sociedades y culturas donde los negocios se realizan rutinariamente en efectivo. El dinero en efectivo no puede ser probado y un auditor del IRS es muy probable que niegue todos y cada uno de los gastos pagados en efectivo a menos que el contribuyente tenga pruebas corroborantes serias para respaldar su palabra escrita u oral. Al pagar la mano de obra por contrato y otros gastos en efectivo, el contribuyente se coloca voluntariamente en sí mismo y el enorme peso de su empresa debido a que la Sección 6663 (a) del Código de Rentas Internas establece que si cualquier parte del impuesto requerido para ser mostrado en una declaración de impuestos es debida Al fraude, se añadirá al impuesto una cantidad igual al 75 por ciento de la porción del pago insuficiente que es atribuible al fraude. Véase la sentencia del Tribunal Fiscal, Petzoldt c. Comisionado, 92 T.C. 661, 699 (1989). Las empresas de construcción y otros contribuyentes deben estar seguros de justificar su trabajo contractual u otros costos laborales mediante la obtención del Formulario W-9 de todos los trabajadores que son contratistas independientes y el Formulario W-4 para los trabajadores que son empleados, Con el Servicio de Rentas Internas para todos los contratistas independientes o presentar el Formulario W-2 para los empleados, reteniendo los montos de impuestos apropiados cuando sea requerido por la ley, pagando a todos los trabajadores por cheque y documentando las transacciones laborales en sus libros y registros. Numerosos tribunales federales han declarado que tratar en cantidades excesivas de efectivo es una indicación de fraude fiscal. Los tribunales han dicho que otros indicios de fraude fiscal son (1) la subestimación sustancial de los ingresos, (2) el mantenimiento de registros inadecuados; Y 3) explicaciones implausibles o inconsistentes del comportamiento. Véase Bradford / Comisionado, 796 F.2d 303, 307 (9a Cir., 1986). El contribuyente que demuestre dos o más de estas características es casi seguro que será cargado con la pena del fraude del impuesto y posiblemente remisión a la unidad de investigaciones criminales del IRS. Véase Otsuki / Comisario, 53 T.C. 96, 106 (1969) y Salomón v. Comisionado, 732 F.2d 1459, 1461 (6a Cir., 1984).
Y para los gastos, tales como los gastos de automóvil y camión, los contribuyentes deben cumplir con los requisitos de justificación más importantes de la Sección 274 (d) del Código de Rentas Internas que requiere que el contribuyente justifique los vehículos, entretenimiento, Declaraciones del contribuyente. Bajo las reglas más estrictas de fundamentación, los contribuyentes deben mantener registros adecuados, tales como libros de cuentas, diarios, registros, declaraciones de gastos, hojas de viaje o registros similares preparados simultáneamente con el uso o incursión del gasto y evidencia documental como recibos o facturas. Véase Jijun Chen y Xiujing Gu v. Comisionado (T.C. Memo 2015-167) un reciente caso del Tribunal Tributario que trata de la desautorización de los gastos personales de automóviles y camiones. El IRC 274 (d) requerimientos de justificación mejorados están establecidos en la Sección 1.274-5T de la Regulación de Rentas Internas. Recuerde que las cerraduras, las alarmas y los perros de ataque deben prepararse para el ladrón o ladrón. Los contribuyentes son responsables de corroborar los números en sus declaraciones de impuestos, y el conocimiento y la implementación apropiada de estos requisitos de la sustanciación del contribuyente son preparatorios en caso de que el auditor de impuestos venga a llamar.
Este blog de derecho está escrito por La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.
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